外在结构是格式化的，包括标题、称谓、正文和署名四部分。

　　述职报告的写法依据报告的场合和对象而定，一般来说采用总结式写法，共分四部分。

　　1.基本情况

　　履行职责的基本情况，须平直、概括、简短。用最精练的文字，概括地交待，如主要情况、时间、地点、背景、事件经过等。

　　(1)工作过程。(2)内容概括(成绩、经验为主)。可以将总结出来的规律性认识、主要经验或教训、主要成绩或存在的问题用简短概括性文字写出来。(3)主题认识。这样，听众在对报告的全貌有一个大致的了解，也能够统领全篇，激发听取的兴趣，启发和引导听众积极思考。

　　2.成绩经验

　　自此以下包括问题教训和今后计划共三部分，分层次来分析证明主题，这才能条理分明。层次安排方法，一般采取横向排列(各层次独立性强，共同论证主题的正确)。每一层次都要有一个小的主题，写成层义句。层义句，一般写在层次前面，或者每一层次前后都要写出，也有的层义句写成了小标题。可以是口号(主题句)的反复。层次中间要恰当运用材料。

　　3.问题教训

　　要实实在在，要有条理，不要避重就轻。

　　4.今后计划

　　包括目标、措施、要求三要素。要切实可行。这部分与总结不同，数量少一些，占全文1/5以下为好。报告结束时要用称谓礼貌用语，如：“以上述职报告妥否，请予审议。谢谢大家!”